Horizon-Europe-Finanzhilfen: Was dein Unternehmen zahlt, erhält und wann

Horizon-Europe-Finanzhilfen decken 100 % der förderfähigen Kosten eines Unternehmens in einer Forschungs- und Innovationsmaßnahme und 70 % in einer Innovationsmaßnahme, dazu 25 % für indirekte Kosten. Das Geld kommt in Etappen, über den Koordinator deines Konsortiums. Bei einer Cybersicherheits-Ausschreibung von 2023 startete ein gefördertes Projekt 11 Monate nach der Einreichungsfrist.

Eine Horizon-Europe-Finanzhilfe ist ein EU-Beitrag zu den förderfähigen Kosten, die jedem Partner in einem gemeinsamen Forschungs- und Innovationsprojekt entstehen. Die Finanzhilfe wird auf Grundlage einer Finanzhilfevereinbarung (Grant Agreement) mit der Europäischen Kommission oder einer ihrer Exekutivagenturen gezahlt. Dieser Leitfaden erklärt, was dein Unternehmen selbst finanzieren muss, wann die einzelnen Zahlungen eintreffen, was Pauschalbeträge verändern und wo die Forschungszulage ins Spiel kommt.

Wie hoch ist die Horizon-Europe-Förderquote für deine Kosten?

Die Horizon-Europe-Förderquote richtet sich nach der Art der Maßnahme, die in der Ausschreibung (Call) genannt ist. Bei Forschungs- und Innovationsmaßnahmen (RIA) sowie Koordinierungs- und Unterstützungsmaßnahmen (CSA) werden bis zu 100 % der förderfähigen Kosten gefördert. Bei Innovationsmaßnahmen (IA) werden 70 % an gewinnorientierte Unternehmen und bis zu 100 % an nicht gewinnorientierte (non-profit) Rechtsträger gefördert. Diese Sätze legt das Arbeitsprogramm 2026-2027, Allgemeine Anhänge fest, dazu kommt eine Pauschale von 25 % für indirekte Kosten.

Quelle: Europäische Kommission, maximale Horizon-Europe-Förderquoten (PDF), Arbeitsprogramm 2026-2027, Allgemeine Anhänge, Anhang G, angenommen am 11. Dezember 2025.

Die Förderquote gilt für jeden Begünstigten einzeln. Eine Hochschule in deiner Innovationsmaßnahme kann zu 100 % gefördert werden, während dein Unternehmen im selben Projekt bei 70 % liegt. Deine Geschäftsführung braucht nur eine Zahl: deinen eigenen Anteil, gerechnet mit deinem Satz. Unser Service für KMU-Förderung kombiniert diesen Anteil mit nationalen Programmen in einem Plan.

Dazu kommt Folgendes: Indirekte Kosten deckt eine Pauschale von 25 % deiner förderfähigen direkten Kosten. Unteraufträge und finanzielle Unterstützung für Dritte bleiben bei dieser Berechnungsbasis außen vor. Nutzt eine Ausschreibung Pauschalbeträge, ist die Förderquote bereits in den Festbetrag eingerechnet und taucht in der Finanzhilfevereinbarung nicht gesondert auf.

Allerdings gilt: Der Ausschreibungstext legt die Maßnahmenart fest, prüfe ihn deshalb, bevor du ein Budget durchrechnest. Wie Ausschreibungen ins Programm eingebettet sind, zeigt unser Leitfaden zur Struktur von Horizon Europe mit Säulen und Clustern.

Was dein Unternehmen selbst finanzieren muss

Für die Kalkulation heißt das: In einer Innovationsmaßnahme trägt dein Unternehmen 30 % seiner förderfähigen Kosten für das gesamte Projekt selbst. Plane diesen Anteil von Anfang an ein. Eine Finanzhilfe auf Ist-Kosten-Basis erstattet nur tatsächlich entstandene Kosten, nie das eingereichte Budget, und manche Kosten sind gar nicht förderfähig.

Nach der Horizon Europe Muster-Finanzhilfevereinbarung (Model Grant Agreement) (PDF) und den Allgemeinen Anhängen des Arbeitsprogramms werden folgende Kosten nicht erstattet:

• die Antragsvorbereitung, denn Kosten zählen nur, wenn sie während der Projektlaufzeit entstehen
• abziehbare oder erstattungsfähige Umsatzsteuer (nicht abziehbare Umsatzsteuer ist förderfähig)
• geschuldete Zinsen, Schuldendienst, Dividenden und Kapitalrendite
• Wechselkursverluste und Bankgebühren bei Überweisungen der Förderstelle
• Kosten, die bereits bei einer anderen EU-Finanzhilfe angegeben wurden
• Gewinn, denn eine Horizon-Europe-Finanzhilfe darf keinen erzeugen, und ein etwaiger Gewinn wird vom endgültigen Finanzhilfebetrag abgezogen

Der Aufwand für die Antragstellung ist erheblich. Eine Evaluierungsstudie der Europäischen Kommission von August 2024 kam zu dem Ergebnis, dass der Koordinator im Median 36 bis 45 Personentage (PDF) für die Antragsvorbereitung aufwendet, ein Partner im Median 16 bis 25. Die Zwischenbewertung 2025 der Europäischen Kommission beziffert die durchschnittliche Erfolgsquote von Horizon Europe auf 16,4 %, sodass der Großteil dieses Aufwands in Anträge fließt, die am Ende nicht gefördert werden.

Für die Kalkulation gilt außerdem: Personalkosten folgen einer festen Formel aus der Muster-Finanzhilfevereinbarung – die jährlichen Personalkosten geteilt durch 215, multipliziert mit den im Projekt geleisteten Arbeitstagen. Niemand darf über alle EU-Finanzhilfen hinweg mehr als 215 Tage im Jahr angeben. KMU-Inhaber, die sich kein Gehalt auszahlen, geben ihre Zeit stattdessen als Einheitskosten an.

Unsere Fallstudie zur Horizon-Europe-Förderung für ein Deep-Tech-Projekt zeigt die Größenordnung für einen Unternehmenspartner. Das Unternehmen übernahm ein definiertes Arbeitspaket rund um seine Technologie in einem länderübergreifenden Konsortium. Sein geförderter Anteil belief sich über das gesamte Projekt auf rund 1,2 Mio. €, überwiegend Personalkosten für den eigenen Beitrag. Die Fallzahlen von BeFunded sind anonymisiert und als Größenordnungen dargestellt.

Ist ein Eigenanteil von 30 % für deine Bilanz zu viel, vergleiche die anderen EU-Förderprogramme für Unternehmen, bevor du dich festlegst.

Wie lange dauert es von der Einreichungsfrist bis zur ersten Zahlung?

Die erste Horizon-Europe-Zahlung kommt frühestens etwa 8 Monate nach der Einreichungsfrist. Nach den Allgemeinen Anhängen des Arbeitsprogramms 2026-2027 erfahren Antragsteller das Bewertungsergebnis rund 5 Monate nach der Frist und unterzeichnen die Finanzhilfevereinbarung etwa 8 Monate danach. Die Allgemeinen Anhänge sehen für diese Zeitspanne 8 Monate ab dem endgültigen Einreichungsdatum als Richtwert vor, sofern kein ordnungsgemäß begründeter Ausnahmefall vorliegt.

Dazu kommt: Vor Inkrafttreten der Finanzhilfevereinbarung fließt keine Vorfinanzierung. Nach der Muster-Finanzhilfevereinbarung ist die erste Vorfinanzierung 30 Tage nach Inkrafttreten fällig oder 10 Tage vor dem Projektstart, je nachdem, was später eintritt. Der Starttermin folgt normalerweise auf die Unterzeichnung und darf, außer in begründeten Fällen, nicht vor dem Einreichungsdatum liegen.

Wie das in der Praxis aussieht, zeigt CONSENTIS, eine Innovationsmaßnahme zu Identitäts- und Einwilligungsmanagement, koordiniert von der AEGIS IT Research GmbH, einem KMU in Braunschweig.

Quellen: European Research Executive Agency, Einreichungsfrist und 247 Anträge; CORDIS, Projektdaten zu CONSENTIS, aktualisiert am 4. September 2026. Verstrichene Zeiten berechnet von BeFunded.

Laut CORDIS erhielt AEGIS IT Research einen Netto-EU-Beitrag von 597.726,90 €, aus einem gesamten EU-Beitrag von 3.998.855,36 €, der auf 12 Organisationen aus 9 Ländern verteilt war. Allein die Unterzeichnung dauerte mehr als 7 Monate, und das Projekt startete 11 Monate nach der Einreichungsfrist. Plane deine Liquiditätsreichweite ab der Einreichungsfrist.

Der Horizon-Europe-Programmleitfaden beschreibt den gesamten Weg von der Suche nach einer passenden Ausschreibung bis zur Unterzeichnung.

Wie Horizon-Europe-Finanzhilfen ausgezahlt werden

Horizon-Europe-Finanzhilfen werden in drei Stufen ausgezahlt: Vorfinanzierung am Anfang, Zwischenzahlungen nach jedem Berichtszeitraum und eine Abschlusszahlung am Ende. Die Europäische Kommission zahlt jede Rate an den Koordinator. Nach der Muster-Finanzhilfevereinbarung muss der Koordinator die Zahlungen ohne ungerechtfertigte Verzögerung an die übrigen Partner weiterleiten und darf diese Aufgabe nicht delegieren.

1. Vorfinanzierung. Normalerweise 160 % der durchschnittlichen EU-Förderung je Berichtszeitraum (PDF), laut einer Antwort des Helpdesks der Europäischen Kommission, veröffentlicht vom tschechischen National Contact Point 2024. Der Durchschnitt ergibt sich aus dem maximalen Finanzhilfebetrag geteilt durch die Anzahl der Berichtszeiträume. Projekte mit nur einem Berichtszeitraum erhalten weniger.
2. Mechanismus der gegenseitigen Versicherung. Laut FFG, der österreichischen nationalen Förderstelle für Forschung, werden 5 % bis 8 % des maximalen Finanzhilfebetrags von der Vorfinanzierung einbehalten und in den Mechanismus der gegenseitigen Versicherung (Mutual Insurance Mechanism, MIM) eingezahlt. Der MIM ist ein gemeinsamer Fonds, der Schulden abdeckt, die die Kommission nicht eintreiben kann.
3. Zwischenzahlungen. Nach jedem Berichtszeitraum hat das Konsortium 60 Tage Zeit, einen periodischen Bericht einzureichen, und die Kommission zahlt innerhalb von 90 Tagen nach Erhalt. Zwischenzahlungen sind auf 90 % des maximalen Finanzhilfebetrags begrenzt, wie die deutsche EU-Verbindungsstelle KoWi erklärt.
4. Abschlusszahlung. Nach dem Abschlussbericht zahlt die Kommission den Restbetrag innerhalb von 90 Tagen aus und gibt den MIM-Beitrag frei.

Quellen: Europäische Kommission, Horizon Europe Muster-Finanzhilfevereinbarung, Datenblatt 4.2; KoWi, Zahlungsmodalitäten.

Lies die Zahlungsklauseln des Konsortialvertrags, bevor du unterschreibst, denn der Konsortialvertrag kann die EU-Förderung zwischen den Partnern anders verteilen. Jeder Begünstigte haftet nur für die eigenen Schulden. Schuldet ein Konsortialmitglied der EU Geld, werden Zahlungen automatisch gekürzt, um diese Schuld auszugleichen. Zahlt die Kommission zu spät, schuldet sie Zinsen zum EZB-Satz zuzüglich 3,5 Prozentpunkten.

Horizon-Europe-Finanzhilfen als Pauschalbetrag: Was ändert sich für deinen Cashflow?

Eine Horizon-Europe-Finanzhilfe als Pauschalbetrag wird in der Finanzhilfevereinbarung von vornherein festgelegt und nach Abschluss jedes Arbeitspakets ausgezahlt, unabhängig davon, ob die Forschung erfolgreich ist. Dieses Modell deckt inzwischen einen großen Teil der Ausschreibungen ab. Im Arbeitsprogramm 2026-2027 der Europäischen Kommission laufen 50 % des Ausschreibungsbudgets (PDF) über Pauschalbeträge, besonders bei Themen, die Finanzhilfen unter 10 Mio. € vorsehen.

Quellen: Europäische Kommission, Arbeitsprogramm 2026-2027, Allgemeine Anhänge; EU Funding & Tenders Portal.

Allerdings gilt: Pauschalbeträge verlagern das Risiko von der Buchhaltung zur Umsetzung. Die detaillierte Budgettabelle in deinem Antrag muss trotzdem den Förderfähigkeitsregeln der Ist-Kosten-Logik entsprechen. Enthält sie nicht förderfähige Kosten, kann die Finanzhilfe gekürzt werden, sogar nach Projektende. Geld zwischen den Budgetkategorien einer Pauschale zu verschieben, erfordert immer eine formale Änderung der Finanzhilfevereinbarung.

Gutachter vergleichen deine Personalkosten außerdem mit einem Dashboard der Kommission zu durchschnittlichen monatlichen Personalkosten (PDF) nach Land und Organisationstyp. Höhere Sätze müssen begründet werden.

Die Europäische Kommission stellt Pauschalbeträge als Vereinfachung dar. Das Arbeitsprogramm im Umfang von 14 Mrd. € wurde am 11. Dezember 2025 angenommen. Zu diesem Zeitpunkt sagte Ekaterina Zaharieva, Kommissarin für Start-ups, Forschung und Innovation, Horizon Europe sei „einfacher und zugänglicher für KMU, Start-ups und Neueinsteiger“ gemacht worden. Für ein Unternehmen geht die leichtere Berichterstattung mit einer festen Pflicht einher, jedes Arbeitspaket wie beschrieben abzuschließen.

Prüfungen, bevor du die Finanzhilfevereinbarung unterschreibst

Eine Einladung zur Vorbereitung der Finanzhilfevereinbarung ist noch keine Förderzusage. Davor stehen noch die Validierung des Rechtsträgers, eine Prüfung der finanziellen Leistungsfähigkeit und eine Ausschlussprüfung – und die finanzielle Prüfung kann verändern, wie dein Unternehmen bezahlt wird.

• PIC-Registrierung. Jeder Begünstigte registriert sich vor der Antragstellung im Teilnehmerregister für einen Participant Identification Code (PIC). Die Validierung erfolgt erst während der Vorbereitung der Finanzhilfevereinbarung, du kannst also auch ohne abgeschlossene Validierung einreichen.
• Finanzielle Leistungsfähigkeit. Nach den Allgemeinen Anhängen 2026-2027 gilt die Prüfung normalerweise für den Koordinator, wenn die beantragte Finanzhilfe 500.000 € oder mehr beträgt. Fällt das Ergebnis unbefriedigend aus, kann die Vorfinanzierung in Raten oder gar nicht ausgezahlt werden, oder der Antragsteller kann ersetzt werden.
• Prüfbescheinigung. Die Muster-Finanzhilfevereinbarung verlangt eine Bescheinigung über die Finanzausweise (Certificate on the Financial Statements, CFS) nur zur Abschlusszahlung, und nur bei einem beantragten EU-Beitrag von 430.000 € oder mehr.
• Aufbewahrung. Bewahre die Projektunterlagen 5 Jahre nach der Abschlusszahlung auf. Prüfungen können bis zu 2 Jahre danach stattfinden.

Lässt sich Horizon Europe mit der Forschungszulage kombinieren?

Ja, mit einer Kostenbegrenzung. § 7 des Forschungszulagengesetzes (FZulG) erlaubt die Forschungszulage neben anderer Förderung für dasselbe F&E-Projekt. Nach § 7 Abs. 2 dürfen Aufwendungen, die durch andere Förderung gedeckt sind, nicht in die Bemessungsgrundlage einfließen, EU-Mittel eingeschlossen.

Die Finanzhilfevereinbarung fügt eine Regel von der EU-Seite hinzu: Kosten, die bei einer EU-Finanzhilfe angegeben wurden, sind bei einer anderen nicht förderfähig. Offen bleibt dein 30-prozentiger Eigenanteil in einer Innovationsmaßnahme, der Teil, den die Horizon-Europe-Finanzhilfe nicht erstattet. Kläre projektweise, wo die Grenze verläuft, bevor du den Antrag stellst – idealerweise mit Unterstützung durch Beratung zur Forschungszulage.

Die Sätze und Obergrenzen hinter dem deutschen Instrument erklärt unser Leitfaden zur Forschungszulage in Deutschland.

Die Horizon-Europe-Förderberatung von BeFunded beginnt mit der Zahl, um die es in diesem Artikel geht: dem Eigenanteil deines Unternehmens. Wir gleichen die offenen Ausschreibungsthemen mit deinem Projekt ab und klären, ob die Ausschreibung eine Forschungs- und Innovationsmaßnahme mit 100 % oder eine Innovationsmaßnahme mit 70 % ist. Danach nennen wir dir eine realistische Zahl, bevor du Zeit investierst.

Danach schreiben wir den technischen Teil und die Wirkungsdarstellung, führen die Konsortialunterlagen zusammen, reichen über das Funding & Tenders Portal ein und bereiten die Berichte vor, die jede Zahlung freigeben. Das Honorar ist erfolgsbasiert.

Dieser Artikel erklärt allgemeine Regeln und ist keine Rechts-, Steuer- oder Finanzberatung. Prüfe die Ausschreibungsbedingungen und deine Finanzhilfevereinbarung, oder sprich mit einem Berater, bevor du Budget fest einplanst.