Fördermittelmanagement für EU- und deutsche Förderprogramme
Mit der Bewilligung beginnt die zweite Arbeit: Zuwendungsbescheide, Berichte, Kostenaufstellungen, Mittelabrufe und Belege, die auch Jahre später einer Prüfung standhalten müssen. BeFunded übernimmt diese Arbeit für Startups und KMU in ganz Europa, und das Honorar steht fest, bevor wir anfangen.
Kostenloses Erstgespräch (30 Minuten), Gründer zu Gründer. Unverbindlich.
Was ist Fördermittelmanagement?
Fördermittelmanagement umfasst alles zwischen Förderentscheidung und letzter Prüfung: den Zuwendungsbescheid bzw. die Finanzhilfevereinbarung (Grant Agreement), Sach- und Finanzberichte, Kostenaufstellungen, Mittelabrufe, Zeitnachweise und den abschließenden Verwendungsnachweis. Ziel ist, dass jede Zahlung fließt und später nichts zurückgefordert wird.
Dazu gehört auch der Blick über alle Programme hinweg. Ein Unternehmen kann die Forschungszulage, eine nationale Förderung und ein EU-Projekt gleichzeitig laufen haben, doch dieselben Kosten dürfen nie zweimal gefördert werden. Wir halten diese Förderströme getrennt und im Zeitplan.
Was umfasst unser Fördermittelmanagement?
Nach der Bewilligung geht es nicht mehr darum, Gutachter zu überzeugen, sondern jeden Euro nachzuweisen. Wir nehmen deinem Team die Berichts- und Dokumentationslast ab und halten jede Förderung im Rahmen ihrer eigenen Vorgaben.
Sach- und Finanzberichte
Wir erstellen die technischen und finanziellen Berichte, die jedes Programm verlangt, von den periodischen Berichten bei Horizon Europe über halbjährliche Eurostars-Fortschrittsberichte bis zu deutschen Zwischennachweisen, und reichen sie fristgerecht ein.
Zuwendungsbescheid und Kick-off
Vor der Unterschrift prüfen wir Budget, Meilensteine und Pflichten in der Finanzhilfevereinbarung oder im Zuwendungsbescheid und machen daraus einen Kalender, mit dem dein Team ab dem ersten Monat arbeiten kann.
Kostenaufstellungen und Mittelabrufe
Quartalsweise Kostenaufstellungen, Zwischenabrufe und die Schlussabrechnung, erstellt aus Lohnbuchhaltung und Rechnungen, damit jede Tranche pünktlich ausgezahlt wird und sich mit dem deckt, was ein Prüfer später sieht.
Zeitnachweise und Belege
Die EU-Prüfer finden bei den Personalkosten in Forschungsprojekten immer wieder Fehler. Wir richten zu Beginn projektbezogene Zeitnachweise, Kostenstellen und einen Belegordner ein, damit am Ende nichts rekonstruiert werden muss.
Reviews, Prüfungen und Rückfragen
Steht eine Bescheinigung über die Finanzaufstellung, ein Projekt-Review, eine Rückfrage vom Finanzamt oder eine Prüfung an, bereiten wir die Nachweise vor, beantworten die Fragen und begleiten dich, bis der Vorgang abgeschlossen ist.
Mehrere Förderungen, ein Plan
Wir ordnen zu, welche Kosten in welches Programm gehören, prüfen die Kombinierbarkeit und die Beihilfegrenzen und planen die nächsten Abrufe so, dass ein Horizon-Projekt, ein laufender ZIM-Zuschuss (neue ZIM-Anträge ruhen derzeit) und die Forschungszulage nie denselben Euro doppelt fördern.
Widerspruch und Korrektur
Wird eine Bescheinigung abgelehnt oder ein Abruf gekürzt, prüfen wir den Bescheid, legen fristgerecht Widerspruch bzw. Einspruch ein und bauen die Nachweise neu auf. So hat ein Kunde aus dem Ingenieurwesen eine zweimal abgelehnte Forschungszulage doch noch durchgesetzt.
Du hast schon eine Förderung?
Nenn uns das Programm und deinen nächsten Berichtstermin. Wir sagen dir, was ansteht, was fehlt und was wir übernehmen würden.
Was prüfen Förderstellen nach der Bewilligung?
Mehr, als die meisten Teams erwarten, und über einen längeren Zeitraum. Berichte folgen festen Fristen, die Zahlungen hängen an ihnen, und die Unterlagen bleiben noch Jahre nach dem Geldeingang prüfbar.
3,2 %
geschätzte Fehlerquote bei den EU-Ausgaben 2024 für Binnenmarkt, Innovation und Digitales; Hauptfehlerquelle ist die Forschung
Europäischer Rechnungshof, Oktober 2025 (öffnet in neuem Tab)
60 Tage
Frist für jeden periodischen Bericht bei Horizon Europe nach Ende eines Berichtszeitraums
5 Jahre
Aufbewahrungsfrist für Unterlagen bei Horizon Europe nach der Schlusszahlung, 3 Jahre bei Förderungen bis 60.000 €
Bis zu 10 %
einer BMFTR-Zuwendung für F&E an ein Unternehmen werden erst ausgezahlt, wenn der Verwendungsnachweis vollständig ist
Horizon Europe: von der Unterschrift bis zur letzten Prüfung
Unterzeichnet
Die Vorfinanzierung wird gezahlt; 5 % der EU-Förderung werden für den Gegenseitigen Versicherungsmechanismus (Mutual Insurance Mechanism) einbehalten.
Je Berichtszeitraum
Technischer und finanzieller Bericht binnen 60 Tagen fällig.
Zwischenzahlungen
Auszahlung nach genehmigten Berichten; zusammen mit der Vorfinanzierung höchstens 90 % der maximalen Förderung.
Abschlussbericht
Bescheinigung über die Finanzaufstellung, wenn dein beantragter EU-Beitrag zu den Kosten 430.000 € oder mehr beträgt.
Schlusszahlung
Binnen 90 Tagen nach Eingang des Abschlussberichts.
Nach der Schlusszahlung
Reviews und Prüfungen noch 2 Jahre möglich, Unterlagen 5 Jahre aufbewahren.
Wo laufen Förderungen schief?
Bei den Prüfungen des Europäischen Rechnungshofs bleiben die Forschungsausgaben die Hauptfehlerquelle, vor allem wegen nicht förderfähiger Personalkosten. Bei EU-Förderungen können systemische Fehler, die in einer Prüfung auffallen, auf andere Förderungen und Zeiträume ausgeweitet werden.
Auch deutsche Förderungen haben ihre eigenen Fallstricke. Beim ZIM sind Zeitnachweise für jeden Projektmitarbeiter Pflicht, bei BMFTR-Zuwendungen wird ein Teil des Geldes bis zum Verwendungsnachweis zurückgehalten, und GRW-Investitionszuschüsse binden Arbeitsplätze und Wirtschaftsgüter mindestens fünf Jahre an den Standort.
Deshalb beginnt unser Fördermittelmanagement bei den Nachweisen, lange bevor der erste Bericht fällig wird.
Wie sieht gutes Fördermittelmanagement in der Praxis aus?
Sechs Fälle, in denen Struktur, Fristen und Dokumentation darüber entschieden, wie viel Förderung ankam und blieb. Praxisbeispiele aus echten Projekten: anonymisiert, Zahlen gerundet.
-
Forschungszulage · Energie
1,9 Mio. €
Zulage für beide Projekte
Fallstudie lesenEntscheidend für das Ergebnis: Die Aufwendungen wurden Wirtschaftsjahr für Wirtschaftsjahr aufbereitet, mit den Obergrenzen und Fördersätzen des jeweiligen Zeitraums.
-
Forschungszulage · Cybersecurity
430.000 €
Zulage, in voller Höhe nutzbar
Fallstudie lesenEntscheidend für das Ergebnis: Die endgültige Fassung der Entscheidung wurde mit der erklärten Bemessungsgrundlage abgeglichen, sodass alle anerkannten Kosten wirksam wurden.
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Forschungszulage · Engineering-Software
70 Tsd. €
bescheinigt nach Widerspruch
Fallstudie lesenEntscheidend für das Ergebnis: Der Widerspruch wurde innerhalb der Monatsfrist eingelegt, der Stand der Technik zum Projektbeginn war dokumentiert.
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GRW · Medizintechnik-Fertigung
1,2 Mio. €
nicht rückzahlbarer Investitionszuschuss
Fallstudie lesenEntscheidend für das Ergebnis: Der Zuschuss bleibt nicht rückzahlbar, solange Arbeitsplätze und geförderte Wirtschaftsgüter fünf Jahre erhalten bleiben.
-
BAFA EEW · Dekarbonisierung der Industrie
2,5 Mio. €
nicht rückzahlbarer Investitionszuschuss
Fallstudie lesenEntscheidend für das Ergebnis: Das Unternehmen verpflichtete sich, die geförderte Anlage mindestens drei Jahre bestimmungsgemäß zu betreiben.
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Forschungszulage · Enterprise-SaaS
1,4 Mio. €
Zulage über die Laufzeit
Fallstudie lesenEntscheidend für das Ergebnis: Als ein Teil der Auftragsforschung nicht anerkannt wurde, blieben die interne Arbeit und der Rest der Förderung unberührt.
Was Gründer über die Zusammenarbeit mit uns sagen
Sie haben uns sauber durch den KMU-Forschungszuschuss-Dschungel gebracht.
(öffnet in neuem Tab)
Trotz der Bürokratie klar aufbereitet, und der volle Betrag wurde ausgezahlt.
Von Anfang bis Ende professionell und reibungslos, sie haben uns durch den gesamten Prozess geführt.
Was umfasst das Fördermittelmanagement je Programm?
Unser Fördermittelmanagement deckt zwölf deutsche und EU-Programme ab, und jedes hat seinen eigenen Zahlungs- und Berichtsrhythmus. Wähle eines aus und sieh, was ansteht und was wir übernehmen.
Europa
Horizon Europe
Tatsächliche Kosten oder Pauschale- So wird gezahlt
- Vorfinanzierung zu Beginn; 5 % der EU-Förderung werden für den Gegenseitigen Versicherungsmechanismus (Mutual Insurance Mechanism) einbehalten. Vorfinanzierung und Zwischenzahlungen betragen zusammen höchstens 90 % der maximalen Förderung; die Schlusszahlung folgt binnen 90 Tagen nach dem Abschlussbericht.
- Was du berichtest
- Ein technischer und finanzieller Bericht binnen 60 Tagen nach jedem Berichtszeitraum. Eine Bescheinigung über die Finanzaufstellung, wenn dein beantragter EU-Beitrag zu den Kosten 430.000 € oder mehr beträgt. Bei Pauschalförderungen werden statt der Kosten abgeschlossene Arbeitspakete berichtet.
- Unterlagen und Prüfungen
- Unterlagen 5 Jahre nach der Schlusszahlung aufbewahren, bei Förderungen bis 60.000 € 3 Jahre. Reviews und Prüfungen sind bis 2 Jahre danach möglich.
- Was wir übernehmen
- Vorbereitung der Finanzhilfevereinbarung (Grant Preparation), periodische Berichte und Finanzaufstellungen sowie die Nachweise für jedes Review und jede Prüfung.
EIC Accelerator
Pauschale · Meilensteine- So wird gezahlt
- Eine Pauschalförderung, mit einer ersten Vorfinanzierung bei Unterzeichnung der Finanzhilfevereinbarung.
- Was du berichtest
- Der Fortschritt wird an den Meilensteinen aus deinem Antrag gemessen, und der EIC erwartet regelmäßige Updates. Reviews können zu Änderungen führen, und ein Projekt, das vereinbarte Meilensteine verfehlt, kann ausgesetzt oder beendet werden.
- Unterlagen und Prüfungen
- Bei einer Pauschalförderung belegst du, dass die Arbeit wie beschrieben geleistet wurde, statt Kosten nachzuweisen.
- Was wir übernehmen
- Die Vorbereitung der Finanzhilfevereinbarung und die Meilensteinberichte, mit denen das Geld freigegeben wird.
Eurostars (deutsche Partner)
Nationale Förderung · Halbjahresberichte- So wird gezahlt
- Die Mittel werden quartalsweise abgerufen, jeweils auf Basis einer Kostenaufstellung für das vorangegangene Quartal. Bis zu 10 % werden einbehalten, bis der Verwendungsnachweis vollständig ist.
- Was du berichtest
- Halbjährliche Fortschrittsberichte an Eureka, ein Zwischennachweis binnen vier Monaten nach jedem Jahresende und der Verwendungsnachweis binnen sechs Monaten nach Projektende.
- Unterlagen und Prüfungen
- Unterlagen fünf Jahre nach dem Verwendungsnachweis aufbewahren. Fehlt ein Fortschrittsbericht, können das Eurostars-Label und die Förderung verloren gehen.
- Was wir übernehmen
- Der Konsortialvertrag, die halbjährlichen Fortschrittsberichte und die deutschen Kostenaufstellungen.
EU-Innovationsfonds
Keine Vorfinanzierung · THG-Monitoring- So wird gezahlt
- Keine Vorfinanzierung. Bis zum Financial Close werden bis zu 40 % der Förderung ausgezahlt, danach mindestens 60 %, und in der Regel mindestens 10 % erst nach Inbetriebnahme.
- Was du berichtest
- Jahresberichte, sobald die Anlage in Betrieb ist, Berichte zur THG-Vermeidung und zum Wissensaustausch. Liegt die Emissionsvermeidung unter 75 % des Plans, wird die nach Financial Close ausgezahlte Förderung anteilig gekürzt.
- Unterlagen und Prüfungen
- Die Anlage muss nach Inbetriebnahme mindestens fünf Jahre betrieben werden – das ist der Mindestzeitraum für das THG-Monitoring. In der Ausschreibung (Call) 2025 genügen für kleine Projekte und Pilotvorhaben mindestens drei Jahre.
- Was wir übernehmen
- Die Meilensteinberichte, damit Zahlungen pünktlich freigegeben werden und korrekt dokumentiert sind.
Deutschland
Forschungszulage
Zulage · Jahresantrag- So wird gezahlt
- Das Finanzamt setzt die Zulage fest, rechnet sie auf deine Steuer an und erstattet einen Überschuss. Seit 2025 können Steuervorauszahlungen auf Antrag um die festgesetzte Zulage gemindert werden.
- Was du berichtest
- Ein Antrag je Wirtschaftsjahr über Mein ELSTER, nach der BSFZ-Bescheinigung. Anträge sind vier Jahre lang möglich; Anträge für 2022 verfallen am 31.12.2026.
- Unterlagen und Prüfungen
- Zeitnachweise je Mitarbeiter und Vorhaben, zeitnah geführt. Ohne sie kürzt das Finanzamt die Bemessungsgrundlage, selbst wenn die BSFZ das Vorhaben bescheinigt hat.
- Was wir übernehmen
- Jahresdokumentation, BSFZ-Antrag und der jährliche Antrag beim Finanzamt; die Abstimmung mit BSFZ und Finanzamt übernehmen wir. Alles ist im Erfolgshonorar enthalten.
ZIM
Nachträgliche Zahlung · quartalsweise- So wird gezahlt
- Keine Vorauszahlungen. Der Mittelabruf erfolgt nachträglich, in der Regel alle drei Monate, jeweils mit einem Zwischennachweis.
- Was du berichtest
- Der Verwendungsnachweis ist innerhalb von drei Monaten nach Ende des Bewilligungszeitraums fällig. Neue Anträge sind seit dem 7. Juli 2026 pausiert; bewilligte Projekte laufen weiter.
- Unterlagen und Prüfungen
- Zeitnachweise für jeden Projektmitarbeiter; alle Unterlagen werden zehn Jahre lang für Prüfungen aufbewahrt.
- Was wir übernehmen
- Mittelabrufe, Zwischennachweise und der Verwendungsnachweis.
KMU-innovativ
BMFTR-Zuschuss · Zwischenberichte- So wird gezahlt
- Ein nicht rückzahlbarer BMFTR-Zuschuss für ein Forschungsprojekt, das in der Regel zwei bis drei Jahre läuft.
- Was du berichtest
- Zwischenberichte während des Projekts und ein Verwendungsnachweis am Ende, damit die Mittel rechtzeitig abgerufen werden können.
- Unterlagen und Prüfungen
- KMU-innovativ lässt sich mit der Forschungszulage nur kombinieren, wenn dieselben Kosten nicht doppelt gefördert werden.
- Was wir übernehmen
- Die Zwischenberichte und der Verwendungsnachweis.
Investitionszuschüsse (GRW, BAFA EEW)
Pflichten nach der Bewilligung- So wird gezahlt
- Die GRW wird auf Anforderung in Teilbeträgen ausgezahlt, auf Nachweis bezahlter Rechnungen oder mit Zwischennachweisen samt Kostenbelegen. Einige Länder halten eine letzte Tranche zurück, bis der vollständige Verwendungsnachweis eingereicht ist.
- Was du berichtest
- GRW: ein Verwendungsnachweis nach Abschluss des Vorhabens, innerhalb der Frist, die die Landesvorgaben und dein Zuwendungsbescheid setzen, etwa sechs Monate in Thüringen. BAFA EEW: Die geförderte Anlage muss mindestens drei Jahre bestimmungsgemäß betrieben werden.
- Unterlagen und Prüfungen
- GRW: Arbeitsplätze und geförderte Wirtschaftsgüter werden nach Abschluss mindestens fünf Jahre gehalten, Beihilfeunterlagen zehn Jahre aufbewahrt.
- Was wir übernehmen
- Der Mittelabruf, der Verwendungsnachweis mit Kostenbelegen und die Berichte, mit denen die Mittel freigegeben werden.
Außerdem abgedeckt:
Die Regeln fassen die im Oktober 2026 geltenden Programmunterlagen zusammen. Maßgeblich bleibt stets deine Finanzhilfevereinbarung bzw. dein Zuwendungsbescheid.
Sag uns, welche Förderungen du hast
Nenn uns die Programme, deine Rolle darin und den nächsten Berichtstermin. Ein Förderberater schaut sich alles persönlich an und meldet sich dann mit einer Einschätzung oder ein paar Rückfragen. Unverbindlich.
- Was als Nächstes fällig ist – und wann
- Wo in deiner aktuellen Aufstellung die Risiken liegen
- Was wir übernehmen würden
Wie läuft unser Fördermittelmanagement ab?
Unser Fördermittelmanagement begleitet eine Förderung über ihre gesamte Laufzeit, vom Bescheid bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist. Du leitest das Projekt, wir halten die Formalien im Zeitplan.
Zeitaufwand deines Teams, vorab vereinbart
Dein technisches Team führt seine Zeitnachweise und bestätigt die fachlichen Inhalte; den Rest schreiben und reichen wir ein. Im Erstgespräch schätzen wir, wie viele Stunden dein Team je Berichtszeitraum einplanen sollte.
-
Erstgespräch · kostenlos
Bestandsaufnahme
Wir lesen deine Finanzhilfevereinbarung bzw. deinen Zuwendungsbescheid, listen jede Frist und Pflicht auf und gleichen deine bisherigen Unterlagen damit ab. Du siehst, was ansteht und was fehlt, bevor etwas zu spät ist.
-
Erster Monat
Einrichtung
Regeln zur Zeiterfassung, Kostenstellen, ein Belegordner und ein Förderkalender, eingerichtet in GrantBite oder deinen eigenen Tools. Laufen mehrere Förderungen parallel, trennen wir hier ihre Kosten.
-
Je Berichtszeitraum
Berichte und Mittelabrufe
Wir entwerfen Sach- und Finanzberichte, Kostenaufstellungen und Mittelabrufe im Rhythmus des jeweiligen Programms. Dein Team bestätigt die fachlichen Inhalte und unterschreibt; wir reichen ein.
-
Auf Nachfrage
Reviews, Prüfungen und Rückfragen
Bescheinigungen über die Finanzaufstellung, Projekt-Reviews, Fragen des Finanzamts und Prüfungen: Wir bereiten die Nachweise vor, beantworten die Fragen und bleiben dran, bis der Vorgang abgeschlossen ist.
-
Nach dem Projekt
Abschluss und nächste Förderung
Wir reichen Abschlussbericht und Verwendungsnachweis ein, tragen die Aufbewahrungsfrist in deinen Kalender ein und planen den nächsten Antrag oder die nächste Ausschreibung, damit Förderung zur jährlichen Routine wird.
Warum BeFunded für dein Fördermittelmanagement?
Wir saßen selbst auf der Kundenseite und wissen deshalb, wo der Verwaltungsaufwand rund um Förderungen die Zeit eines kleinen Teams auffrisst. Heute begleiten technische Gründer und Förderspezialisten jede Förderung vom ersten Bericht bis zur letzten Prüfung.
1:1
Vom Antrag bis zur Prüfung
Haben wir den Antrag geschrieben, bauen die Berichte direkt darauf auf, sodass die gemachten Zusagen und die berichteten Zahlen zusammenpassen.
DE+EU
Alle Förderströme in einer Ansicht
Wir verfolgen deutsche und EU-Förderungen sowie die Forschungszulage gemeinsam, sodass dieselben Kosten nie doppelt geltend gemacht werden und die Beihilfegrenzen über alle hinweg eingehalten werden.
✓
Prüfsichere Dokumentation
Dokumentation, die einer Prüfung standhält, von Zeitnachweisen bis zu Kostenbelegen, über die gesamte Aufbewahrungsfrist geordnet.
A→Z
Wir klären es mit den Förderstellen
Wir sprechen in deinem Namen mit den Förderstellen, von der BSFZ und den Finanzämtern bis zu Projektträgern und EU-Programmverantwortlichen.
KI
Software plus Berater
Unsere eigene Plattform GrantBite verfolgt Fristen, Auszahlungstranchen und Dokumente jeder Förderung. Ein Berater prüft jede Zahl, bevor etwas eingereicht wird.
€
Honorar und Aufwand vorab vereinbart
Du kennst das Honorar und die Stunden, die dein Team braucht, bevor wir starten. Bei der Forschungszulage sind Dokumentation und Anträge im Erfolgshonorar enthalten.
380 Tsd. €
durchschnittliche Förderung pro Kunde
60+
bescheinigte Projekte
96 %
Bescheinigungsquote bei Anträgen auf Forschungszulage
BeFunded im Vergleich zu den Alternativen
| BeFunded | Übliche Beratung | Internes Team | |
|---|---|---|---|
| Nach der Bewilligung | Wir übernehmen Berichte, Kostenaufstellungen und Mittelabrufe | Die Betreuung endet meist mit der Einreichung | Dein Team arbeitet sich allein in jedes Regelwerk ein |
| Dokumentation | Prüfsicher, über die gesamte Aufbewahrungsfrist | Bleibt oft bei dir hängen | Entsteht erst, wenn der Bericht fällig ist |
| Mehrere Förderungen gleichzeitig | Eine Ansicht, getrennte Kosten, keine Doppelförderung | Meist nur ein Programm | Eine Tabelle je Programm |
| Förderstellen | Wir klären das mit ihnen, von der BSFZ bis zu EU-Stellen | Du betreust den Kontakt selbst | Jede Rückfrage landet bei dir |
| Honorar | Vorab vereinbart. Forschungszulage: nur bei Erfolg | Oft von Anfang an ein Festhonorar | Wirkt kostenlos, bindet aber dein Team |
BeFunded
- Nach der Bewilligung
- Wir übernehmen Berichte, Kostenaufstellungen und Mittelabrufe
- Dokumentation
- Prüfsicher, über die gesamte Aufbewahrungsfrist
- Mehrere Förderungen gleichzeitig
- Eine Ansicht, getrennte Kosten, keine Doppelförderung
- Förderstellen
- Wir klären das mit ihnen, von der BSFZ bis zu EU-Stellen
- Honorar
- Vorab vereinbart. Forschungszulage: nur bei Erfolg
Übliche Beratung
- Nach der Bewilligung
- Die Betreuung endet meist mit der Einreichung
- Dokumentation
- Bleibt oft bei dir hängen
- Mehrere Förderungen gleichzeitig
- Meist nur ein Programm
- Förderstellen
- Du betreust den Kontakt selbst
- Honorar
- Oft von Anfang an ein Festhonorar
Internes Team
- Nach der Bewilligung
- Dein Team arbeitet sich allein in jedes Regelwerk ein
- Dokumentation
- Entsteht erst, wenn der Bericht fällig ist
- Mehrere Förderungen gleichzeitig
- Eine Tabelle je Programm
- Förderstellen
- Jede Rückfrage landet bei dir
- Honorar
- Wirkt kostenlos, bindet aber dein Team
Wenn dein Team etwas wirklich Neues entwickelt, solltest du die Förderung, die dir zusteht, beantragen können, ohne dass daraus ein Zweitjob wird.
Kirill & Aydan, Mitgründer
Brauchst du eine Software für das Fördermittelmanagement oder einen Berater?
Meistens beides. Software macht Fristen, Tranchen und Dokumente sichtbar; ein Berater entscheidet, was geltend gemacht werden kann, und vertritt das gegenüber der Förderstelle. Deshalb haben wir GrantBite gebaut, die KI-Förderplattform des BeFunded-Teams, und setzen sie neben unserer Beratung ein.
- Grant Tracker
- Status, Verantwortlicher, Priorität und Fälligkeit jedes Antrags sowie eine Auszahlungsansicht für Auszahlung, Berichte und Abschluss
- Document Vault
- Vereinbarungen, Bescheide und Nachweise an einem Ort, einem Projekt oder Antrag zugeordnet, mit KI-Zusammenfassungen langer Dokumente
- Berechtigungen
- Rollen auf Projektebene für Leser, Bearbeiter und reine Finanznutzer
- Funding Expert
- Ein Chatbot, der Fragen zur Förderfähigkeit und zum Ablauf aus dem Programmtext und deinen Dokumenten beantwortet
Drei getrennte Pipeline-Boards, denn Schreiben und Prüfung vor einer Entscheidung unterscheiden sich grundlegend von Vertragsabschluss, Auszahlungstranchen und Berichten danach
Teams, die das Fördermittelmanagement intern abwickeln wollen, können GrantBite allein nutzen und uns für Berichtsspitzen, Prüfungen oder einen zweiten Blick vor der Einreichung hinzuziehen.
GrantBite wird von der Wheels & Wings Lab GmbH betrieben, dem Unternehmen hinter BeFunded.
Was kostet Fördermittelmanagement?
Eine Preisliste gibt es nicht, denn ein einzelner Eurostars-Anteil und ein Horizon-Projekt mit mehreren Partnern erfordern sehr unterschiedlichen Aufwand. Wir erstellen pro Mandat ein Angebot, das sich nach den Programmen und danach richtet, wie viel dein Team selbst übernimmt, und vereinbaren das Honorar, bevor die Arbeit beginnt.
Mit uns beantragte Förderungen
Die Berichte nach der Bewilligung werden im selben Mandat vereinbart, sodass zwischen Antrag und erstem Bericht keine Lücke entsteht.
Ohne uns erhaltene Förderungen
Ein eigenes Angebot für die Berichte, die Dokumentation und die Prüfungsbegleitung, die du brauchst, vor Beginn vereinbart.
Forschungszulage
Jahresdokumentation und Anträge sind im Erfolgshonorar enthalten: 10 % der Förderung bis 500.000 € pro Jahr, 5 % darüber, abgerechnet nach Auszahlung.
Was dein Angebot bestimmt
Die Programme und ihr Berichtsrhythmus
Anzahl der Berichtszeiträume und Partner
Ob eine Bescheinigung oder Prüfung ansteht
Wie viel dein Team selbst übernimmt
Wie viele Förderströme parallel laufen
Das Erstgespräch ist kostenlos.
Häufige Fragen zum Fördermittelmanagement
Zuletzt aktualisiert: Oktober 2026
Fördermittelmanagement-Beratung ist externe Unterstützung bei der Abwicklung einer Förderung nach der Bewilligung: Vorbereitung von Finanzhilfevereinbarung bzw. Zuwendungsbescheid, Berichten, Kostenaufstellungen und Mittelabrufen, prüfbereite Unterlagen und Begleitung von Reviews. Bei BeFunded umfasst sie EU- und deutsche Programme sowie die Forschungszulage.
Ein Fördermittelmanager macht aus der Finanzhilfevereinbarung bzw. dem Zuwendungsbescheid einen Kalender, richtet Zeitnachweise und Kostenverfolgung ein, entwirft jeden Bericht und jeden Mittelabruf, prüft Kosten, bevor sie geltend gemacht werden, und bereitet die Nachweise vor, wenn ein Prüfer oder das Finanzamt fragt.
Das hängt von den Programmen, dem Berichtsaufwand und davon ab, was dein Team selbst übernimmt. Wir erstellen pro Mandat ein Angebot und vereinbaren das Honorar vorab. Dokumentation und jährliche Anträge zur Forschungszulage sind im Erfolgshonorar enthalten: 10 % bis 500.000 € pro Jahr, 5 % darüber.
Ja. Wir beginnen mit einer Prüfung der Finanzhilfevereinbarung bzw. des Zuwendungsbescheids und deiner bisherigen Unterlagen, schließen Lücken vor dem nächsten Bericht und übernehmen dann gemeinsam mit deinem Team die Berichte. Je früher, desto besser: Fehlende Zeitnachweise lassen sich nur schwer nachholen.
Ein periodischer Bericht mit einem technischen und einem finanziellen Teil, binnen 60 Tagen nach jedem Berichtszeitraum. Eine Bescheinigung über die Finanzaufstellung ist nötig, wenn dein beantragter EU-Beitrag zu den Kosten 430.000 € oder mehr beträgt. Bei Pauschalförderungen werden stattdessen abgeschlossene Arbeitspakete berichtet.
Das hängt vom Programm ab. Horizon Europe: 5 Jahre nach der Schlusszahlung, bei Förderungen bis 60.000 € 3 Jahre. BMFTR-Zuwendungen nach NKBF 2017: 5 Jahre nach dem Verwendungsnachweis. ZIM: 10 Jahre. Verbindlich ist die Frist in deiner Finanzhilfevereinbarung bzw. deinem Zuwendungsbescheid.
Ja, solange dieselben Kosten nie doppelt gefördert werden und die Gesamtbeihilfe innerhalb der EU-Beihilfegrenzen bleibt. Das ZIM schließt Projekte mit anderer Bundesförderung für F&E aus, während die Forschungszulage neben Horizon Europe für andere Kosten genutzt werden kann.
Nicht förderfähige Kosten werden abgelehnt oder zurückgefordert, und Zahlungen können gekürzt werden. Bei EU-Förderungen können systemische Fehler, die in einer Prüfung auffallen, auf andere Förderungen und Zeiträume ausgeweitet werden. Saubere Zeitnachweise und eine Kostentrennung von Anfang an sind der beste Schutz.
Für eine kleine Förderung kann eine sauber geführte Tabelle genügen. Sobald mehrere Förderungen, Partner oder Auszahlungstranchen parallel laufen, hilft eine Software. Unsere eigene Plattform GrantBite verfolgt Anträge, Auszahlungen und Dokumente, und wir setzen sie neben unserer Beratung ein.
Weniger, als wenn du alles allein machst, aber nicht null. Dein Team führt die Zeitnachweise, bestätigt den fachlichen Fortschritt und unterschreibt, was eingereicht wird. Im Erstgespräch schätzen wir die Stunden je Berichtszeitraum und vereinbaren sie vorab.
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Erzähl uns, welche Förderungen du hast
Nenn uns die Programme, deinen nächsten Berichtstermin und was dir am meisten Sorgen macht. Wir schauen uns deinen Fall persönlich an und sagen dir, was wir übernehmen würden. Ohne Vorbereitung, unverbindlich.