KMU-Definition: So berechnest du den EU-KMU-Status und den Fördersatz, den er festlegt

Die EU-KMU-Definition ist der Test aus der Empfehlung 2003/361/EG der Kommission, der entscheidet, ob ein Unternehmen als Kleinst-, kleines oder mittleres Unternehmen zählt. Nach dieser Empfehlung zählt ein Unternehmen als KMU, wenn es weniger als 250 Beschäftigte hat und zusätzlich entweder einen Umsatz von bis zu 50 Mio. € oder eine Bilanzsumme von bis zu 43 Mio. € aufweist. Die Zählung schließt die Unternehmen ein, die es besitzen, und jene, die es selbst besitzt.

Die plakativen Schwellenwerte kennen die meisten Gründer. Wie Förderstellen das Personal zählen, wessen Zahlen zu den eigenen hinzukommen oder wann sich der Status ändert, wissen weniger. Dieser Leitfaden wendet die KMU-Definition so an, wie es eine Förderstelle tut, und zeigt dann, was das Ergebnis 2026 wert ist.

Was ist die EU-KMU-Definition?

Nach der EU-KMU-Definition ist ein Unternehmen klein oder mittel, wenn es weniger als 250 Beschäftigte hat. Zusätzlich braucht es einen Jahresumsatz von bis zu 50 Mio. € oder eine Bilanzsumme von bis zu 43 Mio. €. Die Beschäftigtenobergrenze gilt immer. Von den beiden finanziellen Obergrenzen muss ein Unternehmen nur eine einhalten.

Quelle: Schwellenwerte in der Empfehlung 2003/361/EG der Kommission, Anhang, Artikel 2, anwendbar seit 1. Januar 2005.

Für sich allein betrachten die Obergrenzen nur ein einzelnes Unternehmen. Die Europäische Kommission ergänzt, dass ein Unternehmen, das Teil einer größeren Gruppe ist, auch die Personal- und Finanzdaten der Gruppe einbeziehen muss. Die meisten Statusfehler beginnen genau an dieser Stelle.

Der Anwenderleitfaden der Kommission von 2020 zur Definition beginnt mit einem Zitat von Jean-Claude Juncker, damals Präsident der Europäischen Kommission, der KMU als „das Rückgrat unserer Wirtschaft“ bezeichnete (PDF).

In Deutschland wird das Wort Mittelstand oft so verwendet, als sei es gleichbedeutend mit KMU. Unser Artikel wie sich der Mittelstand von KMU unterscheidet erklärt die deutschen Definitionen. Für die Förderung entscheidet jedoch allein der EU-Test über den Satz.

Wie zählst du Personal für die KMU-Definition?

Die KMU-Definition zählt Personal in Jahresarbeitseinheiten (JAE), nicht in Köpfen. Laut dem Anwenderleitfaden der Kommission von 2020 entspricht eine Person, die das ganze Referenzjahr über Vollzeit arbeitet, einer JAE. Teilzeit- und Saisonkräfte zählen mit dem Anteil des Jahres, den sie tatsächlich gearbeitet haben. Die Zahlen stammen aus dem letzten genehmigten Jahresabschluss.

Artikel 5 der Empfehlung 2003/361/EG der Kommission legt fest, wer in die Zählung einbezogen wird:

• Arbeitnehmer
• Personen, die für das Unternehmen arbeiten und nach nationalem Recht als Arbeitnehmer gelten
• geschäftsführende Inhaber
• Gesellschafter, die regelmäßig im Unternehmen mitarbeiten und daraus finanzielle Vorteile ziehen

Zwei Gruppen bleiben außen vor. Auszubildende und Studierende mit einem Ausbildungs- oder Berufsbildungsvertrag zählen nicht zur KMU-Belegschaft, ebenso wenig Zeiten in Mutterschafts- oder Elternurlaub. Liegt ein Unternehmen nahe an der Grenze von 250, lohnt sich zuerst ein Blick auf diese Ausnahmen.

Der Umsatz wird netto, also ohne Umsatzsteuer und andere indirekte Steuern, angesetzt. Ein neu gegründetes Unternehmen ohne abgeschlossene Geschäftsjahre nutzt stattdessen eine nach bestem Wissen erstellte Schätzung für das laufende Geschäftsjahr. Bewahre den Businessplan dahinter auf, falls eine Förderstelle nachprüft.

Welche Zahlen von Partner- und verbundenen Unternehmen kommen hinzu?

Nach der Empfehlung 2003/361/EG der Kommission addierst du die Zahlen jedes Unternehmens, das 25 % oder mehr an deinem Unternehmen hält, sowie jedes Unternehmens, an dem du 25 % oder mehr hältst. Partnerunternehmen mit Beteiligungen von 25 % bis 50 % werden anteilig zur Beteiligungshöhe angerechnet. Verbundene Unternehmen, bei denen die Beteiligung über 50 % liegt oder ein Unternehmen das andere kontrolliert, werden vollständig angerechnet.

Quelle: Empfehlung 2003/361/EG der Kommission, Anhang, Artikel 3 und 6.

Der Anwenderleitfaden der Kommission von 2020 rechnet das Beispiel für ein Unternehmen mit Partnerbeteiligungen von 25 %, 33 % und 49 % durch. Die Summe ergibt sich aus 100 % der eigenen Zahlen plus 25 %, 33 % und 49 % der Zahlen jedes Partnerunternehmens. Die Zahlen eines Partners eines Partnerunternehmens werden nicht hinzugerechnet.

Nach Artikel 3 der Empfehlung können manche Investoren bis zu 50 % halten, ohne eine Partnerbeziehung zu begründen, sofern sie nicht mit dir verbunden sind:

• öffentliche Beteiligungsgesellschaften und Venture-Capital-Gesellschaften
• Business Angels, deren Gesamtinvestition in dein Unternehmen weniger als 1.250.000 € beträgt
• Universitäten und gemeinnützige Forschungszentren
• institutionelle Anleger, einschließlich regionaler Entwicklungsfonds
• autonome Gebietskörperschaften mit einem Jahreshaushalt unter 10 Mio. € und weniger als 5.000 Einwohnern

Bei öffentlicher Beteiligung gilt das Umgekehrte. Kontrollieren öffentliche Stellen nach demselben Artikel direkt oder indirekt 25 % oder mehr des Kapitals oder der Stimmrechte, ist das Unternehmen gar kein KMU.

Formale Beteiligungsverhältnisse sind nur ein Teil des Tests. In der Rechtssache HaTeFo, entschieden am 27. Februar 2014, beantwortete der Gerichtshof der Europäischen Union (EuGH) eine Vorlagefrage des deutschen Bundesfinanzhofs. Ein Finanzamt hatte HaTeFo den höheren KMU-Satz nach dem Investitionszulagengesetz 2005 verweigert. Unternehmen, die durch dieselben natürlichen Personen eine wirtschaftliche Einheit bilden, gelten laut dem Gericht als verbunden, auch ohne formale Verbindung.

Den Schritt, den die meisten Antragsteller überspringen, ist der Blick nach oben. Prüfe die Holdinggesellschaft über dem Antragsteller und alles andere, was dieser Holdinggesellschaft gehört.

Wann gewinnst oder verlierst du den KMU-Status?

Ein Unternehmen gewinnt oder verliert den KMU-Status nach Artikel 4 der Empfehlung 2003/361/EG erst, wenn es eine Obergrenze in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren überschreitet. Ein starkes Jahr allein ändert nichts. Dieser Puffer gilt jedoch nicht bei einem Eigentümerwechsel: Nach einer Fusion oder Übernahme kann der Statusverlust laut dem Anwenderleitfaden der Kommission sofort eintreten.

Bei der Forschungszulage läuft der Test jahresbezogen. Laut dem Merkblatt des sachsen-anhaltischen Finanzministeriums von Mai 2026 beziehen sich die KMU-Schwellenwerte auf das Geschäftsjahr, für das die Zulage beantragt wird, zusätzlich gilt dieselbe Zwei-Jahres-Regel.

Das Risiko, den KMU-Status zu verlieren, ist während einer laufenden Förderung am größten. Der Europäische Innovationsrat (EIC) bewertet einen Statusverlust während eines EIC Accelerator-Projekts im Einzelfall. Er stellt klar, dass ein Eigentümerwechsel die Förderung beenden kann, wobei Kosten ab dem Tag des Vollzugs der Transaktion nicht mehr förderfähig sind.

Ein im Februar 2024 veröffentlichter Fall des Europäischen Bürgerbeauftragten zeigt, wie ein Statusverlust mitten im Projekt abläuft. Im Fall 533/2022/PB beendete die Exekutivagentur für den Europäischen Innovationsrat und für KMU (EISMEA) eine Förderung, nachdem der Begünstigte übernommen worden war und seinen KMU-Status verloren hatte. Der Bürgerbeauftragte hielt die Kündigung für gerechtfertigt, die Verzögerungen jedoch für einen Missstand in der Verwaltungstätigkeit, und die EISMEA informiert Begünstigte inzwischen innerhalb von 15 Arbeitstagen, wenn eine Kündigung wahrscheinlich ist.

Bevor du ein Term Sheet oder einen Unternehmenskaufvertrag unterschreibst:

1. Führe den KMU-Test erneut durch, und zwar mit der Cap Table, wie sie nach dem Abschluss aussehen wird.
2. Liste jede laufende Förderung oder jeden Antrag auf, der vom KMU-Status abhängt.
3. Lies die Regeln jeder Förderstelle zu Eigentümerwechseln, und informiere die Förderstelle frühzeitig, falls sich der Status ändert.

Der KMU-Status prägt auch den Test auf Unternehmen in Schwierigkeiten, bei dem junge KMU eine Ausnahme erhalten, die Großunternehmen nicht zusteht. Unser Leitfaden zur Forschungszulage und Unternehmen in Schwierigkeiten erklärt die Ausnahme für junge KMU im Detail.

Warum bestimmt der KMU-Status deinen Fördersatz?

Der KMU-Status bestimmt deinen Fördersatz, weil die EU-Beihilfevorschriften kleineren Unternehmen eine höhere Förderung erlauben und deutsche wie europäische Programme das in ihre eigenen Bedingungen übernehmen. Nach dem Forschungszulagengesetz (FZulG) hebt der KMU-Status die Forschungszulage, Deutschlands steuerliche F&E-Förderung, von 25 % auf 35 % für förderfähige Kosten, die nach dem 27. März 2024 entstehen (PDF, auf Deutsch).

Die Forschungszulage ist das klarste Beispiel für KMU-Förderung in Deutschland. Ab 2026 ist die Bemessungsgrundlage auf 12 Mio. € jährlich gedeckelt. Laut dem Deutschen Industrie- und Handelskammertag (DIHK) liegt die Zulage deshalb bei maximal 3 Mio. € bei 25 % und 4,2 Mio. € bei 35 %.

Für verbundene Unternehmen legt § 3 Abs. 6 FZulG eine einzige Obergrenze für die gesamte Gruppe fest. Unser vollständiger Forschungszulage-Leitfaden listet die Sätze und Obergrenzen für jedes Jahr auf.

Quellen: Finanzministerium Sachsen-Anhalt (2026); Forschungsrat Norwegens, Zusammenfassung von Artikel 25 der GBER (2026); Eureka Network (2026); Europäischer Innovationsrat (2026); Horizon Europe-Arbeitsprogramm 2026 bis 2027.

Die General Block Exemption Regulation (GBER), auf Deutsch die Allgemeine Gruppenfreistellungsverordnung (AGVO), legt Obergrenzen statt feste Sätze fest. Ihre F&E-Obergrenzen reichen von 70 % für kleine Unternehmen bei industrieller Forschung bis hinunter zu 25 % für Großunternehmen bei experimenteller Entwicklung. Diese Spanne stammt aus der Zusammenfassung von Artikel 25 durch den Forschungsrat Norwegens aus dem Jahr 2026.

Nach Artikel 25 der AGVO können Boni für Zusammenarbeit die Förderung auf maximal 80 % der förderfähigen Kosten anheben. Jedes deutsche Förderprogramm legt dann seinen eigenen Satz innerhalb oder unterhalb dieser Obergrenzen fest.

Eurostars zeigt die scharfe Grenze der KMU-Linie. Deutschlands Forschungsministerium, das Bundesministerium für Forschung, Technologie und Raumfahrt (BMFTR), fördert KMU in einem Eurostars-Projekt mit bis zu 50 % der förderfähigen Kosten. Unter dem Call vom September 2026 ist die deutsche Förderung auf 500.000 € für alle deutschen Partner je Projekt gedeckelt. Großunternehmen erhalten keine deutsche Förderung und müssen eine Eigenfinanzierungserklärung einreichen.

Auf EU-Ebene ist der Zuschuss von unter 2,5 Mio. € des EIC Accelerator des Europäischen Innovationsrats (EIC) Start-ups und KMU vorbehalten.

Horizon Europe ist größenneutral. Nach dem Arbeitsprogramm 2026 bis 2027 zahlen Innovationsmaßnahmen gewinnorientierten Unternehmen 70 % der förderfähigen Kosten (PDF), unabhängig von ihrer Größe. Unser Leitfaden zu Horizon Europe-Finanzhilfen erklärt, was ein Unternehmen erhält und wann.

Zwei unserer Forschungszulage-Fälle zeigen die 10-Prozentpunkte-Lücke in Euro. Ein wachsendes SaaS-Unternehmen mit zwei bescheinigten Datenbankprojekten erhielt 1,4 Mio. € auf einer Bemessungsgrundlage von rund 4 Mio. €. Das entspricht dem 35-%-KMU-Satz, wie unsere Fallstudie zur Forschungszulage für Softwareprojekte zeigt. Beim Standardsatz von 25 % hätte dieselbe Bemessungsgrundlage 1 Mio. € ergeben (zur Veranschaulichung: 25 % × 4 Mio. €).

Ein Energie- und Blockchain-Unternehmen mit zwei bescheinigten Projekten erhielt 1,9 Mio. € auf einer Bemessungsgrundlage von 7,6 Mio. €. Das ist der Standardsatz von 25 %, wie unser Fall zur Höhe der Forschungszulage für Energieprojekte darlegt. Die Fallseite weist außerdem darauf hin, dass verbundene Unternehmen sich eine Obergrenze teilen.

Wie weist du einer Förderstelle den KMU-Status nach?

Du weist den KMU-Status mit einer unterschriebenen Selbsterklärung auf dem jeweiligen Formular der Förderstelle nach, gestützt auf deine Jahresabschlüsse und Beteiligungsnachweise. Der Anwenderleitfaden der Europäischen Kommission enthält eine Musterselbsterklärung, und deutsche Förderstellen wie die KfW und die Finanzbehörden nutzen eigene Versionen.

• EU Funding & Tenders Portal: Hängt eine EU-Ausschreibung (Call) vom KMU-Status ab, verlangt das Portal eine KMU-Selbstbewertung, die du wiederholen musst, wenn in den letzten zwei Jahren keine durchgeführt wurde. Ohne sie kann die Einreichung blockiert werden.
• Research Executive Agency (REA): Der Validierungsdienst der Agentur führt nachträgliche Prüfungen des KMU- und Mid-Cap-Status durch (PDF).
• Forschungszulage: Das Finanzministerium Sachsen-Anhalt veröffentlicht für Antragsteller eine unterschriebene Selbsterklärung zur KMU-Definition (Anlage 3).
• KfW: Die Förderbank des Bundes verlangt eine eigene Selbsterklärung und prüft die letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre (PDF, auf Deutsch).

Jede KMU-Erklärung stützt sich auf dieselben Nachweise:

• den letzten genehmigten Jahresabschluss für dein Unternehmen und für jedes Partner- und verbundene Unternehmen
• eine Berechnung der Jahresarbeitseinheiten (JAE) für das Referenzjahr
• eine Cap Table, die jeden Halter von 25 % oder mehr zeigt, nach oben und nach unten
• für ein Unternehmen ohne abgeschlossene Geschäftsjahre den Businessplan hinter deiner Schätzung

Der Forschungszulage-Satz ergibt sich aus dem KMU-Status, deshalb prüft BeFunded den Status, bevor irgendetwas eingereicht wird. Wir arbeiten deine Jahresarbeitseinheiten, den letzten genehmigten Jahresabschluss und die Cap Table durch, einschließlich jedes Partner- und verbundenen Unternehmens. Anschließend bestätigen wir, ob der 35-%-Satz für das Jahr gilt, für das du die Zulage beantragst.

Unsere Forschungszulage-Beratung begleitet den Antrag von der Bescheinigungsstelle Forschungszulage (BSFZ), die die F&E bescheinigt, bis zum Finanzamt. Das Honorar beträgt 10 % der Zulage bis 500.000 € jährlich und 5 % darüber, fällig erst nach der Auszahlung.

Was passiert, wenn du die KMU-Definition überwächst?

Wer die KMU-Obergrenzen überschreitet, landet inzwischen in einer neuen EU-Kategorie, während die höheren KMU-Sätze zurückbleiben. Die Empfehlung (EU) 2025/1099 der Kommission vom 21. Mai 2025 definiert ein Small Mid-Cap als Unternehmen, das kein KMU ist und weniger als 750 Beschäftigte hat. Sein Umsatz darf 150 Mio. € nicht überschreiten, oder seine Bilanzsumme 129 Mio. €.

In ihrem Factsheet von 2025 gibt die Kommission die Zahl der Small Mid-Caps in der EU mit rund 38.000 an (PDF). Die Empfehlung lässt die KMU-Schwellenwerte unverändert, sodass der 35-%-Satz der Forschungszulage weiterhin an der KMU-Grenze endet. Unser Angebot Förderung für Großunternehmen deckt ab, was darüber hinaus offensteht. Ein EU-Weg bleibt: Der EIC Accelerator des Europäischen Innovationsrats (EIC) lässt Small Mid-Caps mit bis zu 499 Beschäftigten für seine Beteiligungskomponente zu.

Auch die Beihilfeobergrenzen können sich verschieben. Laut dem Schulungsmaterial der Kommission von 2024 gilt die aktuelle General Block Exemption Regulation (GBER) bis zum 31. Dezember 2026 (PDF). Die Europäische Kommission plant eine überarbeitete GBER, die am 1. Januar 2027 in Kraft treten soll. Prüfe deine Sätze erneut, sobald sie veröffentlicht ist.

Dieser Leitfaden ist eine allgemeine Information, keine Rechts-, Steuer- oder Finanzberatung. Regeln und Formulare ändern sich, deshalb bestätige deinen KMU-Status vor der Antragstellung bei der Förderstelle oder einem qualifizierten Berater.